How to hire Talents – Sourcing und Marketing

Willkommen zu einer zweiten Runde zum Thema Hiring. Im ersten Teil der “How to hire Talents”-Reihe haben wir einen Blick auf die grundlegenden Rollen im Hiring geworfen. In diesem Teil werden wir uns damit beschäftigen, wie wir die Kandidaten auf unsere offene Position aufmerksam machen. 

Don’t waste for time for finding Seniors, make your own

Wir brauchen die Besten!” – Hört man oft und klingt auch logisch, oder? Ja, tut es. Aber muss ich die besten auch hiren, oder gibt es einen andere Möglichkeit die besten Mitarbeiter in der Firma zu haben?

Ein Klassiker, den man immer wieder beobachten kann, ist der frustrierte Hiring Manager, der auf das Recruitment schimpft, weil seit 8 Monaten noch immer die drei Senior Positionen offen sind. Dabei war man nicht untätig. Zahlreiche Stunden wurden in Interviews verbracht, unzählige Netzwerke angezapft, zig Kandidaten wieder nach Hause geschickt. Die meisten wirklich gut, stabiles Mid-Level, – aber eben kein Senior dabei. Und den braucht man doch so dringend im Team. Hiring Manager und Recruitment schieben sich gegenseitig die Schuld in die Schuhe und das Team, was dringend auf zusätzliche Unterstützung wartet, kraucht schon auf dem Zahnfleisch. Dicke Luft, und noch immer kein Senior in Sicht. 

Wie gesagt, ein Klassiker und ein trauriger noch dazu. Denn selbst wenn man demnächst den richtigen Kandidaten an Land ziehen kann, kommen in der Regel noch 3 Monate Kündigungsfrist und ggf. Visa und Relocation-Zeiten dazu. Man hat also ein ganzes Jahr damit verbracht die Besten für das Team zu holen. Und man steht immer noch mit leeren Händen da.  Hätte man diese Zeit nicht besser verwenden können?

Ja, hätte man natürlich. Denn mit etwas Glück kann man jemandem auf einer guten Mid-level Position in einem Jahr zu Senior machen. In der Zeit ist er schon im Team etabliert, schafft Aufgaben weg, entlastet die anderen Team-Mitarbeitern und hilft der Firma vorwärts zu kommen. 

Und wenn er nach einem Jahr noch kein Senior ist? Naja, auch egal, solange dein Team gesund ist, und seinen Aufgaben schafft. Als Lead wird du in der Regel noch genug Fachwissen haben, um die Erfahrung eines Senior kompensieren zu können. Sollte das einmal nicht so sein, dann stelle dir einen Freelancer für 6 Monate ein, der die Aufgabe übernimmt und gezielt deine Mitarbeiter unterstützt und trainiert. 

Das heißt natürlich nicht, dass man nicht auch gezielt, nach einem Senior suchen soll, wenn es langfristig in die Team-Strategy passt. Aber es kann helfen, bei jedem Kandidaten zu überlegen, ob das kleine gewisse Etwas, was im Moment noch fehlt, nicht etwas sein kann, was man in wenigen Monaten trainieren kann. 

Wenn du also das nächste Mal der Meinung bist, dass es immer die Seniors sein müssen, denk einfach nochmal kurz über die Kosten nach. Dein Team, dein Recruiter und dein Vorgesetzter werden es dir danken. 

Und nur einmal so nebenbei: Wo sollen denn die ganzen Senior herkommen, wenn sie keiner ausbildet? Die besten in seiner Firma haben zu wollen ist wichtig und richtig, aber anstatt sie einzustellen, kann man sie ja auch ausbilden. Macht Sinn, oder?

Was brauche ich denn nun?

Und genau solche Überlegungen sind wichtig, bevor du den Prozess startest, denn sie beeinflussen maßgeblich wie du die Stellenausschreibungen schreibst, oder Bewerber adressierst. Denn der gute Mix macht das Team. Plane langfristig und versuche immer in Generationen zu denken. Denn wenn du ein Team längere führst, werden Mitarbeiten kommen und gehen. Nur die MId-level Mitarbeiter einzustellen bringt dir auch nichts, denn irgendwann wirst du sie zu Seniors entwickelt haben. Und dann? Hast du ein Team voller Seniors, denen du vielleicht nicht allen eine Weiterentwicklungsperspektive anbieten kannst. Und ehe du es dich versiehst, sind die Seniors auf und davon und du stehst alleine da. 

Klingt auch nicht so doll, oder?

Also noch einmal: Plane langfristig. Die Juniors, die du heute einstellst, sind die Midlevel-Mitarbeiter von morgen, wenn deine jetzigen Midlevel zu Seniors werden. So stellst du sicher, dass du ein kontinuierlich funktionierendes Team aufbaust, anstatt in Wellen neue Mitarbeiter einzustellen. 

Denn wie oben gesagt: Der gute Mix macht das Team

Doch was auch immer du brauchst, mache es dir bewusst, bevor du dich an die Stellenausschreibung machst. Denn wenn du drei Monate lang vergeblich auf vernünftige Bewerbungen für deine “Senior Engineer”-Stelle gewartest hast und plötzlich feststellst, dass vielleicht doch ein paar juniorigerer Mitarbeiter besser zu deinem Konzept passe, hast du ein ganzes Quartal verloren. 

Die Stellenausschreibung

Apropos Stellenausschreibung. Nachdem du dir bewußt gemacht hast, wie dein Team aufgebaut oder erweitert werden soll, musst du natürlich die passenden Kandidaten auf dich aufmerksam machen. Einen ersten wichtigen Schritt der Vorbereitung hast du bereits getan. Wenn du weißt, welche Level du ein deinem Team haben willst, kannst du die Überschriften so gestalten, dass sie auch die richtige Kandidaten ansprechen. 

Ein guter Tipp ist hierbei die Stellenausschreibungen zu separieren. Statt “(Senior) Engineer”, nimm besser eine mit “Senior Engineer” und eine mit “Engineer”. Warum? Du stellst von vornherein die Erwartungen zwischen dem Bewerber und dir klar. Wer sich auf eine Senior Position bewirbt, der wird auch entsprechend getestet. Das erzeugt mehr Transparenz und Vermeidung unnötigen Frust. 

Diese klaren Trennungen in den Stellenausschreibungen machen übrigens auch die Gehaltserwartungen einfachen. Bei gemischten Stellenausschreibungen weißt du nämlich nie, an welches Level der Bewerber seine Gehaltsvorstellung angepasst hat. 

Und ebenso hilft diese Klarheit auch den Interviewern sich besser vorzubereiten und den Kandidaten entsprechend einzuschätzen. Darauf gehen wir aber im dritten Teil noch einmal genauer ein.

Ein ebenso oft in der Praxis gesehener Fehler – sowohl in den Stellenausschreibungen als auch in den Interviews –  ist den Kandidaten das Blaue vom Himmel zu versprechen, nur um sie in die Firma zu bekommen. Das rächt sich spätestens wenn der frustrierte neue Mitarbeiter in der Probezeit kündigt und du den ganzen Bewerbungsprozess von vorne starten musst. Wenn du deine Stellenausschreibung schreibst sei also ehrlich und beschreibe was du zu bieten hast, denn du möchtest ja auch Mitarbeiter haben die genau zu deinem Team passen. 

Das ist in etwa so als wenn du auf einer Dating-Plattform optimierte Fotos von dir hochlädst und Dinge erzählst, die gar nicht über dich stimmen, nur weil du denkst das Gegenüber könnte sich dann mehr für dich interessieren. Beim beim ersten Kennenlernen (dem Interview) oder spätestens nach ein paar Wochen (in der Probezeit) fliegen die Unwahrheiten auf. Also bleib auf dem Boden und erzähl deinen Kandidaten nichts vom Pferd. Denn Ehrlichkeit ist sexy, auch in Bewerbungsgesprächen.

Da du dir ja bereits im Vorfeld Gedanken gemacht hast, wie du deine Stellen besetzen möchtest, macht es auch Sinn deine Stellenausschreibung entsprechend anzupassen. Hast du beispielsweise einen Überhang männlicher Mitarbeiter in deinem Team, und möchtest die Diversität erhöhen, bietet es sich an die Stellen und Schreibung so zu schreiben, dass auch weibliche Kandidaten sie attraktiv finden

Es gibt im Netz kleine Helferlein, die dich dabei unterstützen deine Stellenausschreibung zu optimieren. Und das ist natürlich nur der Anfang, denn Diversität ist weitaus größer. Auf alle Details hier einzugehen würde den Rahmen sprengen, und wir werden uns dem Thema später noch einmal genauer widmen. 

An dieser Stelle sei nur die die Botschaft gesendet, dass du genau überlegen solltest was du in die Stellenausschreibung rein schreibst damit sich auch die richtigen Kandidaten bei dir melden. Denn passen diese nicht zu deinem besuchten Profil, verschwendest du eine Menge Zeit im Interviewprozess.

Aber ganz egal, ob divers oder nicht. Experten für gute Stellenausschreibungen habt ihr in eurem eigenen Team zu sitzen. Denn eure Mitarbeiter sind genau diejenigen, die sich von eurer Stellenausschreibung angesprochen gefühlt haben. Redet mit ihnen. Fragt sie, warum sie sich auf die Stelle beworben haben. Wenn ihr Veränderungen an dem Text vornimmt, fragt, ob sie sich als Frau/Mann davon angesprochen fühlen würden. Findet heraus, wie Stellenausschreibungen (und auch Bewerbungsprozesse) in ihren Kulturen ablaufen. All dieses WIssen kann euch nur besser machen. Und all dies Wissen ist nur ein 1o1 entfernt. Nutzt es!

Die Plattformen

Wenn du jetzt deine Stellenausschreibung fertig hast und sie auf den Kandidaten zugeschnitten ist, musst du sie natürlich an den Mann oder die Frau bringen. Dabei hilft es schon einmal wenn du eine eigene Webseite hast auf der du die Stellenausschreibung posten kannst. Denn Stellenausschreibungen auf deiner eigenen Plattform geben dem Kandidaten die Möglichkeit sich so einen Überblick über die Firma zu verschaffen, und direkt im Vorfeld zu prüfen, ob Kandidatin und Firma zueinander passen könnten. Setzt natürlich voraus, dass du auch eine ordentliche Onlinepräsenz hast, die ansprechend nur für die Kandidaten ist, und sie nicht vergrault.

Natürlich ist die eigene Plattform nicht der Weisheit letzter Schluss, denn worum es dir hier jetzt geht, ist Reichweite. Das heißt, du möchtest, dass so viele potenzielle Kandidaten wie möglich deine Stellenausschreibung sehen. Gerade, wenn du dein Business frisch gegründet hast oder noch nicht so bekannt bist, mag dir diese Reichweite noch fehlen. Doch dafür gibt es (wie jedem natürlich bekannt) einschlägige Portale, für die ich an dieser Stelle keine Werbung machen möchte. Einige sind groß und etabliert, andere totgesagt und leben trotzdem noch. Am besten du nutzt sie alle.

Aber neben den etablierten Portalen die dir bekannt sind, mache dir Gedanken über die nicht bekannten Portalen, denn sie können deine Reichweite erheblich vergrößern. Dies ist besonders wichtig wenn du international suchst. Frag dich doch einmal selber, ob  du lokale Portale in Brasilien, Russland oder Indien kennst (außer du kommst aus Braslien, Russland oder Indien, dann suche dir andere Länder). Wenn die Antwort “nein” lautet, dann suche sie. Denn auf lokalen Portalen hast du die Möglichkeit Kandidaten zu erreichen, die möglicherweise noch nicht darüber nachgedacht haben ihr Land zu verlassen. Folglicherweise werden sie sich auch nicht die Stellenausschreibungen aller deiner lokalen Mitbewerber angucken. Dies kann dir einen Vorteil verschaffen. Zusätzlich bietet dir dies die Möglichkeit gezielt internationaler zu hiren, um so dein Team diverser aufzubauen. 

Denn wenn du dir über die Zusammensetzung deines Teams Gedanken gemacht hast, könnte es für dich auch wichtig sein gezielt in bestimmten Kulturen zu suchen, weil dort die Wahrscheinlichkeit höher ist, dass du bestimmte Eigenschaften findest, die du vielleicht für dein Team brauchst. 

Auch an dieser Stelle sei erwähnt, dass das Thema kulturelle Zusammensetzung von Teams so komplex ist, dass es hier den Rahmen sprengen würde und ich mich diesem Thema ausführlich in einem zukünftigen Artikel widmen werde.

Wo sind sie denn noch?

Neben den einschlägigen Jobportalen gibt es aber natürlich noch weitere Möglichkeiten an potentielle Kandidaten ranzukommen. Sei kreativ. Du kannst dich beispielsweise an Universitäten wenden und dort einen klassischen Aushang hinhängen. Vielleicht gibt es ja einen vielversprechenden Kandidaten der gerade im Begriff ist seine Masterarbeit fertig zu schreiben. Oder du findest einen Werkstudenten den du dann später zu einem starken Mitarbeiter entwickeln kannst.

Und es natürlich kann auch Sinn machen sich in der eigenen Firma umzuschauen. Nein, du sollst nicht anfangen aktiv die anderen Teams zu kannibalisieren, denn dies würde deiner Firma Schaden zufügen. Aber vielleicht gibt es gerade in einem Team einen frustrierten Mitarbeiter der darüber nachdenkt die Firma zu verlassen, aber perfekt in dein Team passen würde. Hieraus könnte sich eine lohnende Möglichkeit ergeben. Und zusätzlich hilfst du noch mit dir zwischen in deiner Firma klein zu halten. Es kann also nicht schaden einfach mit anderen Managern ins Gespräch zu kommen. 

Und wo wir schon in der eigenen Firma sind, es kann sich auch durchaus lohnen die eigenen Mitarbeiter zu fragen, ob in ihrem Freundes Bekanntenkreis oder Ihrem Netzwerk potentielle Kandidaten zu finden sind. In der Regel ergeben sich aus solchen Beziehung schneller einstellungen denn die Mitarbeiter können die potentiellen Kandidaten schon Einblicke in die neue Arbeit geben.

Mach deine Firma bekannt

Neben den Plattformen, auf denen du deine Jobs postest, gilt es natürlich auch deine Firma bekannt zu machen. Zeige der Welt, warum du der beste Arbeitgeber ist und jeder zu dir kommen muss.

Um das zu erreichen  sind deiner Fantasie keine Grenzen gesetzt. Nutze z.b. dein Netzwerk, um über positive Dinge aus deiner Firma zu berichten. Sprich, kümmere dich um das Employer Branding, um langfristig einen guten Ruf aufzubauen und dich als Arbeitgeber einschlägig bekannt zu machen. Größere Firmen besitzen hierfür meist spezialisierte Mitarbeiter oder Abteilungen, die sich kontinuierlich darum kümmern. Das bedeutet aber nicht, dass du nicht mit ihnen zusammenarbeiten kannst, um sie zu unterstützen. Ist deine Firma kleiner, musst du halt selber ran. 

Eine andere gute Methode, um dich und deine Firma bekannter zu machen, ist auf Konferenzen aufzutreten und dort Vorträge zu halten oder sich mit Leuten zu verknüpfen. Suche dir ein Thema heraus indem du gut bist, und prüfe danach, ob es Konferenzen im Bereich gibt, auf denen du etwas erzählen kannst. Wenn es zum Thema passt, kannst du Anekdoten aus deinem Arbeitsleben mit in den Vortrag einfließen lassen, und so den Zuhörern die Möglichkeit geben zu erfahren, welche Werte ihr in eure Firma lebt. 

Tue dabei bitte bei den Zuhörern und dir selbst einen Gefallen, und lass das übliche “We are hiring” am Anfang und am Ende der Präsentation weg. Erinnere dich, wir befinden uns im War for Talents. Dass du nach neuen Mitarbeitern suchst, ist jedem klar. Dies noch einmal explizit zu erwähnen wirkt plump. Wenn du einen Zuhörer durch deinen Vortrag von dir und deiner Firma überzeugen konntest, wird er schon von alleine auf dich zukommen.

Nicht jeder steht gerne auf der Bühne oder kann durch großartige Präsentationen ein Publikum begeistern. Das ist auch nicht schlimm, denn es gibt ja vielseitige Medien, um Aufmerksamkeit zu erhalten. Du kannst beispielsweise anfangen über bestimmte Themen zu bloggen und damit langfristig die Aufmerksamkeit von zukünftigen Kandidaten auf dich und deine Firma zu ziehen. Wie gesagt, deiner Fantasie sind keine Grenzen gesetzt. Fange damit aber nicht erst an wenn du neue Stellen besetzen musst, sondern denke langfristig und strategisch. Employer Branding ist keine ad-hoc Angelegenheit. 

Ihr seht, Hiring ist echt ein Knochenjob. 

Pool Hiring

Neben dem klassischen Hiring, bei dem ein Hiring Manager sich um wenige Stellen für ein Team kümmert, gibt es auch andere Formen, beispielsweise das Pool-Hiring. 

Und ganz klar, Pool-Hiring ist großartig: Man treibt gemütlich auf einer Luftmatratze auf dem heimischen Pool, den Laptop auf den Schenkeln, den Cocktail griffbereit, und nebenbei versucht man ein paar neue Kandidaten für die eigene Abteilung an Land zu ziehen, während einem die Sonne die wohlige Wärme auf den Bauch brutzelt – ein Traum. 

Leider versteht man unter Pool Hiring dann doch etwas anderes. Vereinfacht gesagt, erzeugt man beim Pool-Hiring einen großen, gemeinsamen Funnel und teilt dann am Ende des Prozesses die Bewerber auf die offenen Stellen auf. Die neuen Mitarbeiter werden quasi aus einem Pool von Kandiaten, die den Job angenommen haben, verteilt. Die Interviewer brauchen keine Details über die Teams zu wissen, sondern führen die Interviews nur nach gleichen Vorgaben durch. Bei Pool-Hiring arbeiten meist mehrere Hiring Manager zusammen. Sie treffen zusammen die Entscheidung, in welchem Team die neuen Mitarbeiter arbeiten werden.

Der Vorteil von Pool Hiring ist, dass man oft schneller große Mengen an Stellen besetzen kann, da Stellenausschreibungen und Funnel über längere Zeit offen sind und man Kandidaten flexibler verteilen kann. Das ist auch der Vorteil gegenüber Hiring mit kleinerem Scope. Dort wird in der Regel der Funnel geschlossen und die Stellenausschreibung offline genommen, wenn ein Kandidate gefunden wurde. Kandidaten, die sich noch in der Pipeline befinden, wird dann abgesagt, bzw. auf andere Stellen geschoben, wo sie unter Umständen nicht richtig passen oder alle (oder mehrere) Interviews noch einmal durchlaufen müssen. 

Beim Pool-Hiring bleibt man im Prozess und die Zuweisung erfolgt am Ende. Allerdings funktioniert das nicht unter allen Umständen, denn Pool-Hiring setzt voraus, dass alle Stellen gleich oder ähnlich zu besetzen sind. Musst du beispielsweise viele Stellen in mehreren Team neu besetzen, die alle die gleichen Anforderungen an die Bewerber haben, dann würde es sich anbieten. Hast du hingegen sehr unterschiedliche Profile, klappt das nicht. 

Ein weiterer Nachteil des Pool-Hirings ist, das es schlecht in kompetitiven Umgebungen funktioniert. Wenn einzelnen Hiring-Manager versuchen eine Vorteil für sich zu verschaffen, dann kann es zu Konflikten kommen. Pool-Hirning setzt ein gemeinschaftlich fokussiertes Mindset voraus. Ein “mein Projekt ist das wichtigste und deshalb müssen zuerst meine Stellen besetzt werden” ist ein Grund warum Pool-Hiring oft scheitert. Dies führt in der Regel zu höheren Auslastungen und ggf. Kündigungen in anderen Teams, was das Pendel dann ganz schnell umschlagen lassen kann. “Strategische Gleichverteilung” ist hier das Zauberwort, um Pool Hiring gesund durchführen zu können. 

Zusätzlich erschwert Pool Hiring das gezielte Aufbauen von Teams. Wie im ersten Artikel beschrieben, hast du dir ja Gedanken gemacht, was für einen Mitarbeiter du zukünftig in deinem Team haben willst und wie das Team aussehen soll. Das Aufteilen von Kandidaten erschwert, je nachdem wie es gespielt wird, deinen Einfluss auf diese Entscheidung und die Team so zu entwickeln, wie du es für richtig hälst. Spätestens, wenn du gar kein Mitspracherecht hast und nur Mitarbeiter zugewiesen bekommst, verlierst du die Kontrolle über den Prozess. 

Das heißt, Pool Hiring kann eine großartige Sache sein, mit der du schnell deine offenen Stellen besetzen kannst (die entsprechende Portion Glück natürlich vorausgesetzt). Prüfe aber auch immer, ob deine Umgebung dafür passend ist, oder du bereit bist die Nachteile zu akzeptieren. Der Schlüssel zum Erfolg ist hier ein gemeinschaftlich denkendes Hiring Manager Team, welches die Interessen aller als Ziel verfolgt. 

Zum Schluss

So, wenn alles geklappt hat, dann haben wir jetzt ausreichend Kandidaten auf uns aufmerksam gemacht. Nun gilt es die Interviews durchzuführen, um aus einem (oder mehreren) der Bewerber schlussendlich einen neuen Mitarbeiter zu machen. Das schauen wir uns im dritten Teil der Reihe an “How to hire talents –  Auf dem Weg zu den Interviews”.

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