“Ich brauche nicht mehr Zeit. Was ich brauche ist eine Deadline”
Vermutlich hatte Duke Ellington nicht unsere moderne Arbeitswelt im Kopf, als er diesen Satz sagte. Denn zum einen starb er, bevor das Informationszeitalter richtig durchstartete und zum anderen war er Jazz-Musiker. Aber seine Aussage könnte nicht aktueller sein als heute.
Als ich vor über 20 Jahren in der IT-Branche anfing, war die Welt noch einfach. Das Wasserfall-Modell war die vorherrschende Methode für die meisten Projekte. Ziele waren klar definiert und in Spezifikationen manifestiert, und Termine für die einzelnen Meilensteine klar definiert.
Dann wurde die Welt agil. Und das war auch gut und dringend nötig. Doch mit der Agilität und ihren Frameworks (Scrum, Kanban, Extreme Programming und wie sie alle heißen) änderte sich auch die Arbeitsweise. Software Delivery Zyklen wurden kürzen (von Sprint Delivery bis hin zu Continuous Delivery), was auch dazu führte, dass man schneller Resultate sah – und mutiger wurde, ein Feature auch einmal wegzuwerfen. Das war großartig, dann konnte man dem Kunden schneller bessere Software liefern. Doch aufgrund dieses schnellen Agierens (der auch vom Wandel im Markt gefordert wird), blieb etwas mehr und mehr auf der Strecke – langfristige Verbindlichkeit. Fragte man zu Wasserfall-Zeiten einen Manager, was in einem Jahr geliefert werden sollte, gab es in der Regel eine präzise Antwort in Form eines dicken Stapels Requirementsdokumente. Heute sieht das schon anders aus. Im schlimmsten Fall bekommt man nur einen vagen Plan für die nächsten zwei Monate präsentiert.
Was dazu führen sollte, schneller auf den Markt zu reagieren, kann schnell zu großer Unsicherheit werden, in denen man lieber gar nicht gegen mittelfristig definierte Ziele arbeitet. Schließlich ist man ja agil. Infolgedessen verliert man das Gefühl, was erreicht werden kann. Ganz abgesehen von den motivierenden Aspekten von klaren, zeitlichen Zieldefinitionen.
Und deshalb wollen wir uns heute ein wenig mit Deadlines und Verbindlichkeiten beschäftigen.
Interne und externe Deadlines
Prinzipiell ist es hilfreich, sich zu vergegenwärtigen, dass es zwei Arten von Deadlines gibt – interne und externe.
Externe Deadlines sind (meist) fixe Punkte in der Zeit, die sich in der Regel nicht verschieben lassen. Dies sind beispielsweise die Terminvorgaben von Kunden, können aber auch bestimmte Termine wie Konzerte oder andere terminierte Ereignisse sein. Richtet man beispielsweise eine große Veranstaltung für einen nationalen Feiertag aus und wird nicht rechtzeitig fertig, dann bekommt man erst im nächsten Jahr wieder einen Chance … oder eben auch nicht.
Auch Kunden-Deadlines sind in der Regel statischer Natur. Auch wenn manch ein Termin im Dialog mit dem Kunden verschiebbar ist, sollte man das nicht zu oft machen, sonst wird der Kunde früher oder später den Auftrag an jemand anderen vergeben.
Externe Deadlines sind also Vorgaben, die sich nicht so ohne weiteres verschieben lassen. Sie geben ein klares zeitliches Ziel.
Interne Deadlines sind künstlicher Natur und helfen, Struktur zu erzeugen und große Projekte beherrschbar zu machen. Sie werden als Hilfskonstrukt benutzt, um nach dem Prinzip “teile und herrsche” Übersichtlichkeit zu schaffen und den finalen Termindruck auf kleine Teilprojekte zu verteilen. Denn anstatt erst am Ende des Projekts so richtig ranzuklotzen zu müssen, sorgen die “Zwischenziele” für mehr Entspannung und auch für zwischenzeitliche Erfolgserlebnisse.
Goal Gradient Effekt
Sportler kennen dieses Phänomen: Man rennt und rennt und rennt (oder fährt, schwimmt, oder was auch immer), und egal wie ausgelaugt man ist, am Ende sind plötzlich die Reserven da. Die Motivation ist hoch, man holt noch einmal alles raus.
Diesen Effekt nennt die Wissenschaft den Goal-Gradient-Effekt und beschreibt im Prinzip, dass je näher sich eine Person einem Ziel befindet, desto mehr Anstrengung wird sie ausüben, um es zu erreichen.
Dieser Effekt lässt sich im Übrigen nicht nur beim Menschen beobachten. Der Verhaltensforscher Clark L. Hull stellte in einem Experiment mit Ratten fest, dass diese umso schneller liefen, je näher sie dem Futter im Versuchs-Labyrinth kamen.
Das heißt auch im Umkehrschluss: Je weiter man vom Ziel entfernt ist, desto weniger ist man motiviert es zu erreichen.
An der Columbia University konnte sogar nachgewiesen werden, dass dieser Effekt auch auftritt, wenn das Ziel nur künstlich erzeugt wird, womit wir dann auch wieder bei den internen oder künstlichen Deadlines sind. Wählt man also für sein Gesamtprojekt kleine Zwischenschritte, kann das die Motivation erhöhen und auch das Gesamtziel besser erreichen lassen.
In Scrum-basierte Team, werden solche künstlichen Deadlines schon durch die Methode vorgegeben. Der jeweilige Sprint stellt eine periodische Deadline dar. Sie hilft, den Rahmen zu überschaubar und das Ziel (Sprint goal) in greifbare Reichweite zu bringen. Das ist übrigens etwas, was in Kanban geführten Teams nicht durch die Methode vorgegeben ist, um zusätzlich etabliert werden muss, um die Vorteile des Goal-Gradient-Effekts nutzen zu können.
Ordnung im Chaos
Deadlines nehmen heutzutage einen anderen Stellenwert ein als noch vor 20 Jahren. Denn Mitarbeiter arbeiten autonomer und werden mit immer mehr Aufgaben konfrontiert. Wir werden mit einer Flut von Informationen versorgt. Die nächste Anforderung eines Kunden oder Stakeholders ist nur eine Email entfernt. Und das Sortieren und Priorisieren von Aufgaben fällt nicht immer leicht. Zusätzlich sind die Aufgaben im Informationszeitalter kreativerer Natur als die von Durchsatz geprägten Aufgaben im Industriezeitalter. Will heißen, der Ausgang ist nicht immer minutiös planbar.
Als Führungskraft ist es daher wichtig, Verbindlichkeiten durch Deadlines zu schaffen. Denn Deadlines ermöglichen es uns, unsere Aufgaben besser zu priorisieren.
Wenn ich weiß, dass eine Aufgabe am Freitagabend erledigt sein muss, und eine zweite erst in drei Wochen geliefert sein soll, dann kann ich meine Arbeit entsprechend abstimmen. Fehlen beide Aufgaben, so ist es fast unmöglich für den Mitarbeiter selbst zu entscheiden, an welcher Aufgabe zuerst gearbeitet werden soll.
Das klingt banal, aber die Praxis zeigt, dass viele Vorgesetzte Aufgaben verteilen, ohne diese zu terminieren. Frei nach dem Motto: “Mein Mitarbeiter wird schon wissen, bis wann ich die Aufgabe erledigt haben will”. Doch die stillschweigende Annahme seitens gedankenleserischer Fähigkeiten des Mitarbeiters erweist sich oft als Fehleinschätzung.
Und das führt dann schnell zu Sätzen wie: “Warum ist das noch nicht fertig?”. Mit dem Ergebnis, dass sowohl Vorgesetzte als auch Mitarbeiter frustriert sind.
Zusätzlich hilft eine klare Deadline dem Mitarbeiter rechtzeitig zu kommunizieren, wenn die Erreichung des Ziels nicht mehr realistisch erscheint. Das schafft die Möglichkeit entsprechend gegenzusteuern, indem man mehr Kapazität für das Projekt bereitstellt, den Scope verkleinert und die Deadline verschiebt (so das denn möglich ist).
Wie müssen Deadlines sein?
Eine gute Deadline pendelt zwischen zwei Polen ein – realistisch und ambitioniert.
Zum einen muss sie natürlich realistisch sein. Setzt man unrealistische Ziele für das zwangsläufig zu Frustration. Frustration führt zu Demotivation und schnell hat ein Arbeitsklima, bei dem ein Projekt nach dem anderen scheitert und Mitarbeiter sowie Kunden mit Kündigung drohen.
Auf der anderen Seite sollten Deadlines auch nicht zu lax gesetzt werden. Denn wenn Ziele nicht ambitioniert gesetzt werden und man zu viel Zeit ansetzt, können zwei Dinge gesehen 1.) Die Mitarbeiter fühlen sich unterfordert und sind deshalb demotiviert 2.) Jemand sieht, dass deine Mitarbeiter nicht ausgelastet sind und verpasst ihnen ein paralleles Projekt.
Tja, und nun?
Aber wie kommt man nun zu einer realistischen (internen) Deadline? Denn auf der einen Seite muss man sicherstellen, dass sie nicht zu kurz gesetzt ist, um ein Scheitern und damit Frustration zu erreichen. Zum anderen darf sie auch nicht zu weit gefasst sein, denn du verfolgst ja auch unternehmerische Ziele. Nun, zum einen könntest du dir eine zertifizierte und geeichte Glaskugel organisieren, die einen Forecast von mindestens 12 Monaten hat. Das wäre die präziseste Herangehensweise. Sollte dir einen solche nicht zu Verfügung stehen, dann können dir auch folgende Tipps helfen:
SMART – Sei clever und setzte seine Deadlines smart. Sprich spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert. Sorge also dafür, dass klar ist, was gemacht werden soll, dass man den Erfolg messen kann, dass die Mitarbeiter sich dadurch motiviert fühlen und die Aufgabe realistisch ist und dass eine zeitliche Terminierung vorliegt. Und wenn du schon dabei bist, gewöhnst du dir am besten gleich das SMART Framework auf für alle anderen Zielvereinbarungen zu nutzen.
Teile und Herrsche – Der Klassiker unter den Problemlösern gilt auch hier. Zerlege deine Projekte in kleine Teilstücke und definiere Meilensteine auf dem Weg zum Projektziel. Mit Deadlines und Meilensteinen der einzelnen Sub-Projekte kannst du schneller Erfolge ausziehen und deine Mitarbeiter durch diese motivieren. Zusätzlich hilft es dir bei der Planung mehr, die ein oder andere Fehleinschätzung zu vermeiden.
Höre auf deinen Bauch: Nach dem Klassiker unter den Problemlöser Ansetzen kommen wir nun zum Klassiker der Lebensweisheiten – Höre auf deinen Bauch. Früher oder später entwickeln wir alle ein gutes Gespür dafür, wie lange Projekte dauern, egal ob du über jahrelange hands-on-Erfahrung verfügst oder gleich nach dem Studium als Manager eingestiegen bist. Wenn du dann dein Bauchgefühl mit Schätzungen deiner Experten vergleichst, dann hast du meist eine recht realistische deadline. Und solltest du doch einmal dramatisch daneben gelegen haben – freu dich, du hast etwas gelernt und kannst es beim nächsten Mal besser machen.
Höre auf deine Experten: Wie sagte Steve Jobs einst?
“Es macht keinen Sinn, kluge Leute einzustellen und ihnen dann zu sagen, was sie tun sollen. Wir stellen kluge Leute ein, damit sie uns sagen können, was wir tun sollen.”
Und genau das solltest du auch tun, wenn du ein größeres Projekt startest und nach einer Deadline suchst: Frage deine Experten! Wer kann beispielsweise besser als deine Engineers beurteilen, was alles zu erledigen ist und wie lange das dauern kann, ein Feature zu entwickeln.
Nicht zu kurz und nicht zu lang – Setze Deadlines also realistisch, aber ambitioniert und auch nicht zu weit in die Zukunft. Eine Deadline in zwei Jahren wird niemand wirklich ernst nehmen. Mittlere Projekte sollen einen Scope von 2-4 Monaten haben. Vermeide Zeiträume, die länger als 6 Monate sind.
Schreib es auf – Es bringt nichts, eine Deadline zu vereinbaren, an die sich keiner mehr erinnern kann. Du bittest deinen Mitarbeiter im 1o1 für dich bis Ende nächster Woche eine kleine Aufgabe zu erledigen. Ihr einigt euch über den Scope, der Zeitrahmen passt auch. Und dann, am Ende der nächsten Woche, fragst du nach, wo das Paper ist. Und plötzlich fangen dein Kollege und du an zu überlegen, bis wann die Aufgabe fällig war. Der Konflikt ist vorprogrammiert.
Schreibe die Deadline auf, und zwar so, dass du dies auch wiederfinden kannst. Wenn dir einen Private Message ausreicht, perfekt. Ansonsten schreibe ich es in einem 1o1 Dokument oder ähnlichem auf. Für mich hat sich bewährt, einen Task anzulegen, in dem ich aufschreibe, wer was zu erledigen hat, bis wann und wann es vereinbart wurde.
Plane das Unplanbare – Oder mit anderen Worten: Baue einen zeitlichen Puffer mit ein. Experten sprechen hier auch von einer Doppeldeadline – eine kommunizierte und eine in deinem Kopf. Dinge können immer schief gehen. Mal taucht trotz aller Planung eine Baustelle auf, die mehrere Wochen in Anspruch nimmt. Mal werden Kollegen spontan krank. Mal wird du durch unvorhersehbare Ereignisse am Markt bezwungen umzuplanen. In jedem Projekt kann etwas schief gehen. Gut, dass du von vornherein daran gedacht und einen realistischen Puffer eingebaut hast. Dann kannst du dich entspannt zurücklehnen und ersparst dir ein paar schlaflose Nächte. Aber Vorsicht! Auch hier gilt: “nicht zu lang”. Wenn der Puffer zu groß gewählt ist, um ja auf der sicheren Seite zu sein, dann kann das Ziel schnell ambitioniert wirken, mit den oben aufgeführten Nachteilen.
Mach dir die Abhängigkeiten bewusst – Du hast nicht immer alle Teile eines Projektes unter deiner Kontrolle. Ok, wenn wir mal ganz ehrlich sind, ist das selten der Fall. Oft liefern andere Abteilungen oder sogar externe Teile zum Projekt. Das kann es schwer machen, Ressourcen zu verschieben (oder andere Maßnahmen zu ergreifen), um externe Verspätungen aufzufangen. Es ist also wichtig, dass du dir von Anfang an einen Überblick über die Abhängigkeiten verschaffst. Eine Stakeholder-Map oder ein MindMap können hier helfen, einen Überblick zu erhalten. Zusätzlich kann es helfen, deinen Abhängigkeiten einen Kontroll-Index zuzuweisen. Beispielsweise 1 für komplette Kontrolle bis 5 für keine Kontrolle. Das hilft im Vorfeld besser einschätzen zu können, bei welchen Projektteilen du einen größeren Puffer einplanen oder genauer hinsehen solltest.
One (or two) battle(s) at a time – Gib deinen Mitarbeitern nicht zu viele Aufgaben/Projekte parallel. Dies schafft zu viele Ablenkungen und verhindert, dass sie sich auf ihre Arbeit fokussieren können. Das wirkt sich dann über kurz oder lang auf alle Projekte auf. Im schlimmsten Fall werden die Deadlines von keinem der Projekte eingehalten.
Als Führungskraft bietet es sich an, eine Übersicht der Projekte zu haben, die deine Mitarbeiter treiben und ggf. ein WIP (Work in Progress) Limit einzuführen. In der Regel werden deine Mitarbeiter nicht mehr als 2-3 größere Themen gleichzeitig treiben können, ohne an den Fokus einzubüßen. Viel hilft halt nicht immer viel.
Priorisiere – Aber wie es nun einmal im Leben so ist, gibt es manchmal einfach unglaublich viele Feuer, die gleichzeitig gelöscht werden wollen. Aber deine Kapazität und die deiner Mitarbeiter ist nun einmal begrenzt und unendlich Zeit steht dir auch nicht zur Verfügung. Das Zauberwort heißt in diesem Fall: Priorisieren! Hilf deinen Mitarbeitern dabei, indem du ihnen von Anfang an klar vorgibt, welches Projekt am wichtigsten ist. Die Reihenfolge sollte auch die Wichtigkeit reflektieren, mit der Projekte scheitern dürfen.Kleiner Experten-Tipp: Ändere deine Prio nur im Notfall, um Verwirrungen zu vermeiden.
Wird dir selbst von deinem Vorgesetzten keine Prio vorgegeben, dann fordere sie dir ein. Frage nach, welches Projekt am wichtigsten, zweitwichtigsten etc. ist. Solltest du keine genaue Antwort erhalten, dann lege die Reihenfolge selbst fest und frage deinen Chef, ob er etwas dagegen hat. Spätestens dann muss er aktiv werden.
Belohne dich und andere – Und wenn du dein Ziel dann in der vereinbarten Zeit erreicht hast, belohne dein Team und dich dafür. Denn wie oben angemerkt, können manche Deadlines sehr ambitioniert sein. Dies ist dann nur zu schaffen, wenn alle gemeinsam an einem Strang ziehen. Das sollte dann am Ende auch belohnt werden. Denn nach der Deadline ist vor der Deadline.
Und wenn es mal schief geht?
Und damit sind wir dann auch beim nächsten Thema: Was, wenn es mal schief geht?
Ganz klar, dann übernimmst du als Führungskraft die Verantwortung. Schließlich hast du die Deadline gesetzt und hattest im Projektverlauf genug Zeit gegenzusteuern. Den Ärger vom Chef oder Kunden steckst du ein und kein anderer. Denn als gute Führungskraft bist du die Brandschutzmauer zwischen deinem Team und dem Ärger.
Finde im nächsten Schritt heraus, woran es gelegen hat. Vielleicht war die Deadline doch zu ambitioniert? Vielleicht ist das Team noch nicht so gut eingespielt, wie gedacht? Die Planung nicht detailliert genug? Oder ihr hattet einfach nur Pech, weil Murphy einfach zu oft zugeschlagen?
Egal was es ist, eine gute Retrospektive kann dich beim nächsten Mal besser machen.
Zum Schluss
Fassen wir noch einmal zusammen. Deadlines bringen Strukturen in deine Projekte und helfen, eine psychologisch sichere Umgebung für deine Mitarbeiter aufzubauen. Sie sorgen dafür, Verbindlichkeiten zu schaffen und allen Beteiligten genug Planungssicherheit zu geben.
Das mag für den ein oder anderen alles trivial klingen, aber schaut euch einfach mal in eurer Firma an, ob Verbindlichkeiten wirklich gelebt werden.
Deadlines kann man übrigens nicht nur im Beruflichen, sondern auch im Privaten anwenden. Beispielsweise um die Steuererklärung nicht zu lang aufzuschieben, die vollgestellte Kammer regelmäßig zu entrümpeln oder einen Artikel nicht vier Monate halbfertig im Google-Drive liegen zu haben. Das funktioniert … meistens 🙂
