How to hire Talents – Die Rollen

Heute geht es um ein oft unbeliebtes Thema: Hiring

Dabei ist Hiring wohl eine der wichtigsten People-Management Disziplinen. Leider aber auch eine der vernachlässigsten. Während wir Trainings zum Thema “Leadership”, “Communication”, “Conflict handling” und Co in Hülle und Fülle angeboten bekommen, sind Kurse mit dem Titeln “Effective Hiring” oder “Interview Optimization” rar gesät. Und das kann durchaus mit der Komplexität des Themas zu tun haben. 

Wenn Hiring doch so einfach wie Shoppen wäre: Man sucht sich die besten Mitarbeiter online in einem vertrauenswürdigen Portal, passend zu den eigenen  Anforderungen heraus, prüft noch schnell das Sterne-Rating und liest ein paar Bewertungen. Dann drückt man auf “Bestellen” und nach 1-2 Tage treffen die hochmotivierten Kollegen bei einem ein. Und wenn sich dann herausstellt, dass es doch nicht so gut miteinander klappt, dann gibt es ja das 14 Tage Umtausch Recht. Ja, das wäre schön. So ist es aber leider nicht. 

Denn das Finden der richtigen Mitarbeiter ist eine intensive, zeit- und geld-aufwendige Angelegenheit. Es folgen ein paar Gedanken zum Thema Hiring, die dir das Leben etwas einfacher machen können.  

Eines noch vorne weg: Gute Talente zu hiren ist ein sehr komplexes Thema, das Vorgesetzte, die ihre Positionen besetzen wollen, nicht immer vollständig in der Hand haben. Außerhalb des eigenen Einflussbereiches liegen oft Themen wie Employer Branding, Gehaltsbänder, Marktinteressen, fachspezifische Arbeitszeitmodelle oder Vorgaben wie beispielsweise It-Stacks (java/maven/spring vs scala/sbt vs JS Stack etc). Darauf einzugehen bedarf es eines eigenen Artikels, weshalb wir uns im folgende auf Themen konzentrieren, die man auch direkt verändern kann. 

Obwohl wir eher durch die Brille der IT-Berufe gucken werden, habe ich versucht die Informationen möglichst allgemeingültig zu halten. Trotzdem wird nicht jede Challenge auf andere Berufsgruppen übertragbar sein. In in einigen Bereichen wird es aber Parallel geben. 

Da wie gesagt das Thema sehr komplex ist, werden wir es in einer kleinen Serien behandeln. Im ersten (diesem) Artikel beleuchten wir die Grundkonzepte und schauen uns an, welche Rollen es im Hiring-Prozess gibt. Im zweiten Teil beleuchten wir das Themen “Sourcing and Marketing”, also wie man überhaupt an Kandidaten rankommt. Im dritten Teil treffen wir dann Vorbereitungen auf die Interviews, und im vierten Teil gehen wir dann auf die Interviews ein, und wie man seine Entscheidung fällt. 

Natürlich ist Hiring noch wesentlich komplexer (Attrition reduzieren, Multicultural Hiring, Diversity etc.) und erlaubt es diese Serie zukünftig um noch weitere Artikel zu ergänzen. Das werden wir zu einem geeigneten Zeitpunkt tun. 

Dies soll also keine allumfassende Reihe sein, in der wir jedes Thema in Bezug auf Hiring bearbeiten, sondern sich mehr an diejenigen richten, die gerade erst mit dem Thema begonnen haben, oder ein paar gezielte Denkanstöße suchen.

Jetzt aber erstmal los, mit den Grundlagen. 

The War for talents

Das, was Hiring (besonders im IT-Bereich) heutzutage oft so schwer macht, ist der War for Talents. Er begann kurz vor der Jahrtausendwende und begründete sich hauptsächlich auf zwei Faktoren. 

Zum einen auf das in den 70er/80er Jahren begonnene Informationszeitalter,  welches immer mehr Fachkräfte für Informationstechnologien benötigte. Denn die Systeme wurden komplexer, mehr Software musste produziert werden – doch die nötigen Fachkräfte waren nicht vorhanden und mussten erst ausgebildet werden. Beispielsweise wurden erst Ende der 90er Jahre in Deutschland die neuen IT-Berufe (Fachinformatiker, IT-Systemkaufmann, etc.) und entsprechende Ausbildungsplätze geschaffen – viel zu spät, um mit den Anforderungen der explosionsartig wachsenden Wirtschaft mithalten zu können. 

Zum anderen wirkten sich in Deutschland die ab 1960 sinken Geburtenraten aus – es gab schlicht weniger Menschen, die ausgebildet werden konnten. 

Und heute? Das Wachstum und der damit einhergehenden Bedarf an Fachkräften ist weiterhin ungebrochen. Und das macht es schwer. Wo es mehr Nachfrage als Angebot gibt, gibt es immer verstärkte Konkurrenz. Und die soll ja bekanntlich auch das Geschäft beleben, kann aber eben auch anstrengend sein. 

Der Hiring Manager

Der War for Talents ist natürlich nicht der einzige Grund, warum es schwer ist die richtigen Mitarbeiter zu finden. Selbst in Umgebungen, wo das Angebot an Kandidaten größer und die Konkurrenz niedriger ist, gilt es immer noch die Kandidaten auf die eigene Firma aufmerksam zu machen und dann die richtige Wahl zu treffen. 


Und dafür braucht es jemanden, der die Verantwortung für den Erfolg, oder eben auch das Scheitern, trägt – der Hiring Manager. Der Hiring Manager ist oft der zukünftige Vorgesetztes des potentiellen Kandidaten, kann auch auch eine spezielle Rolle des Talent Acquisition Teams sein oder eine andere Person, die starkes Interessen am Recruiting-Vorgang hat – zum Beispiel der Abteilungsleiter. 

Die Rolle der Hiring Managers ist deshalb so wichtig, weil er verstehen muss, dass nur eine einzige Person die Verantwortung für den Erfolg des Prozesses trägt, und das ist er selbst. Nicht selten kann man erleben, dass einfach die Stellenbeschreibung der Recruiting Abteilung über den Zaun geworfen wird und dann die Erwartungshaltung besteht, dass wenige Woche später der neue Mitarbeiter eingearbeitet werden kann. 

Doch weit gefehlt, so wird das in der Regel nicht. Wer ein Team aufbauen/erweitern will, muss selbst ran. Hiring Manager ist eben nicht nur ein Titel, sondern auch ordentlich Arbeit.

Zu den wichtigsten Aufgaben des Hiring Managers gehören:

Bedarf klären und Headcounts pitchen – Wenn du selbst Chef deiner eigenen Firma bist – Glückwunsch. Dann ist diese Aufgabe sehr einfach. Andernfalls wird du in der Regel klar darlegen müssen, warum du zusätzliche Mitarbeiter benötigt. Das kann abhängige von den Begebenheiteten in deiner Firma sehr lange dauern. Fange also damit nicht zu spät an.  

Stellenbeschreibung erstellen – Und bitte so, dass potentielle Kandidaten auch Lust auf die Rolle haben. Wir werden uns dem Thema Stellenausschreibungen im zweiten Teil noch genauer widmen. 

Netzwerke anzapfen, Stellenausschreibung verbreiten – Die Kandidaten müssen auf deine offene Stelle aufmerksam werden. Also musst du auf deinen Kanälen und einschlägigen Plattformen die frohe Nachricht verkünden, dass die Mitarbeiter einstellen möchtest. Denn wenn keiner weiß, dass du gerade einstellst, wird sich auch kaum jemand bewerben. 

Funnel überprüfen und ggf. Sourcing Maßnahmen verändern oder erweitern – Wenn sich trotz intensiver Bemühungen keine Kandiaten bei dir melden, musst du überprüfen, woran es liegen könnten. Dies kann unterschiedlichste Gründe haben und nicht einfach zu lösen sein. 

Vor-Filtern der Bewerbungen – Bewerbungen müssen gesichtet und entschieden werden, welche Kandidatin in die nächste Runde kommt und wer es leider nicht weiter schafft. Auch wenn du dabei Unterstützung hast (siehe unten) ist es trotzdem deine Aufgabe sicherzustellen, dass in diesem Schritt die richtige Entscheidung getroffen wird. 

Interview mit dem Kandidaten – Natürlich stellst du keinen Kandidaten ein, ohne ihn auf Herz und Nieren geprüft zu haben. Dafür gibt es ein oder mehrere Interviews. Auch hierfür trägst du die Verantwortung. 

Entscheidung über die Eignung/Einstellung treffen – Sind die Interviews vorbei, musst du eine Entscheidung treffen. Top oder Flop. Ja oder Nein. 

Erfolg tracken und ggf. Gegenstrategien entwickeln – Und natürlich musst du wichtige Kennzahlen im Auge behalten, um deinen Prozess gegebenenfalls anpassen zu können. 

Wenn du Hiring Manager bist, sei dir deiner Verantwortung bewusst, denn egal wie viel Unterstützung du bekommst, am Ende bist du verantwortlich.

Das bedeutet nicht, dann die anderen Rollen im Hiring Prozess nicht wichtig sind, ganz im Gegenteil. Nur wenn alle Rollen effektiv zusammenarbeiten, kann man ordentlich rekrutieren. 

Your partner in Crime

Glücklicherweise gibt es in vielen Firmen Hiring-Unterstützung in Form von Recruitern, Talent Acquisition Partnern, Sourcing. Sie unterstützen dich dabei die Stellenausschreibungen online zu bringen, helfen mit ihrer Expertise das Wording deiner Anzeige zu optimieren, schreiben Kandidaten an, unterstützen beim Filtern der Bewerbungen, treten in Kontakt mit Kandidaten, organisieren Vertragsthemen und unterstützen ggf. bei Relocations.

Sprich, sie nehmen dir viele schwierige und unliebsame Aufgaben ab. Sei also dankbar, dass du sie hast und behandele sie auch entsprechend. Denn dein Talent Acquisition Partner ist dein Partner in Crime. Sieh sie als deinen stärksten Verbündeten, um im War for Talents nicht unterzugehen. 

Selbst wenn du als Hiring Manager schon hunderte Interviews geführt hast, sie sind die Experten für alle Themen rund ums Hiring. Nutze ihr Wissen und Ihre Erfahrung weise.  

Es ist ratsam während der Hiring-Phase mit deinem Recruiter wöchentliche Meetings abzuhalten, um über den Progress zu sprechen. So könnte ihr schneller gegensteuern, wenn die Hiring-Pipeline mal wieder “trocken” ist oder in der letzten Zeit ungewöhnlich viele Kandidaten nicht genommen wurden. 

Ein gutes Hiring Manager/Recruiter Teams ist eines, in dem der Hiring Manager die Expertise des Recruiters anerkennt und der Recruiter den Druck und den Stress verstehen kann, der auf dem Hiring Manager lastet. Solch ein gegenseitiges Verständnis ist wichtig für eine erfolgreiche Zusammenarbeit.

Und die Betonung liegt hier auf Zusammenarbeit. Beispielsweise kannst du dich mit deinem Talent Acquisition Partner zusammensetzen und durch eingegangene Bewerbungen gehen. So kannst du erklären, welche Technologien oder Eigenschaften die wichtig sind, oder auf welche Schlüsselwörter du achtest. Im Gegenzug kann der Talent Acquisition Partner dir vielleicht noch beibringen, wie du dein Mindset-Interview verbessern kannst. 

Auf jeden Fall solltet ihr abstimmen, wer welche Fragen in den Interviews stellt. Nichts wirkt unprofessioneller als wenn der Kandidat die Hälfte der Fragen schon eine Stunde vorher gehört hat. 

Sprecht euch ab und lernt voneinander. Das hilft, um ein besseres Verständnis der Rolle des jeweils anderen zu bekommen. 

Die Talent Sourcer

In einigen Firmen trifft man neben Recruitern oder Talent Acquisition Partnern auch Mitarbeiter, die darauf spezialisiert sind die richtigen Talente im Markt zu finden – die Talent Sourcer. Sie scannen Netzwerke und Portale, schreiben potentielle Kandidaten an und machen sie auf die Firma oder einen Stelle aufmerksam, organisieren Veranstaltungen, um Kandidaten kennenzulernen, und und und. 

Talent Sourcer haben meist ein großes Netzwerk, auf das sie zurückgreifen können. Das kann für dich von Vorteil sein, wenn du selbst noch kein so großes Netzwerk aufgebaut hast. Sie wissen wie man Kandidaten anschreibt, um ihnen die Stelle schmackhaft zu machen und ihnen weitere interessante Informationen über die Firma mitzuteilen.  

Zum Thema Sourcing sei noch gesagt: Sei vorsichtig, dass du nicht zu viel sourced. Es kann verlockend sein, mit dem richtigen Zugang, hunderte oder tausende Kandidate gleichzeitig anzuschreiben, damit der Hiring-Funnel möglichst voll ist. Frei nach dem Motto: Viel hilft viel. Je mehr Kandidaten man hat, desto größer ist die Auswahl. 

Doch was auf den ersten Blick so verlockend klingt, kann schnell nach hinten losgehen. Nämlich immer dann, wenn du nicht genug People-Power hast, um die eingehenden Bewerbungen zeitnah abarbeiten zu können. 

Finden beispielsweise von den 2000 angeschrieben Kandidaten, 200 deine Stelle interessant, muss du in kurzer Zeit 200 Bewerbungsunterlagen ansehen. Nimmst du dir nur 5 Minute pro Bewerbung, bist du schon einmal bei zwei vollen Arbeitstagen (16,6 Stunden), in denen du nichts anderes machst. Findest du dann 40 dieser Kandidaten interessant, da siehst du dich plötzlich mit 40 Stunden Interviews konfrontiert – plus Vor- und Nachbereitung. 

Kann man in zwei Woche erledigen, sagst du? Tja, wenn du das Kunststück vollbringt, dass alle Kandidaten genau in deinen Zeitlplan passen und du ganz nebenbei nichts anderes zu tun hast, vielleicht. Aber mal ganz ehrlich, wie realistisch ist das? Zutreffender ist doch eher, dass sich diese 40 Interviews über die nächsten Wochen hinziehen. Und wie sieht das dann bitte aus, wenn du einem Kandidaten geschrieben hast, wie toll du ihn findest, ihm dann aber erst in vier Wochen einen Interview-Termin anbieten kannst? Überlege genau wieviel dein Team und du stemmen können. Mit der Zeit wirst du ein Gefühl dafür bekommen (bzw. wirst Daten gesammelt haben), wie ein gesunder Funnel bei euch aussieht.  

Lass dein Team mit interviewen

Immer wieder taucht die Frage auf, ob man sein eigenes Team interviewen lassen soll, oder doch lieber Kollegen aus anderen Bereichen in den Interview Process involvieren sollte. Für beide Seiten kann es verschiedene valide Gründe geben. 

Möchtest du beispielsweise Mitarbeiter mit Fähigkeiten einstellen, die in deinem aktuellen Team nicht vorhanden sind, dann ist es natürlich ratsam auf Fachexperten aus anderen Abteilungen zuzugreifen, oder sich ggf. freiberufliche Unterstützung zu holen. Beispielsweise, wenn du deine Abteilung um eine Data-Analysis Team erweitern möchtest, diese Kompetenzen aber noch nicht in deiner Abteilung hast. 

Zudem können externe Interviewer distanzierter auf den Interview-Prozess schauen und die Kandidaten neutraler bewerten. Das Hinzunehmen Team-externer Mitarbeiter kann helfen die richtige Entscheidung zu treffen, indem sie Fragen stellen und das Team challengen. Ein Kollege aus eine anderen Abteilung kann bspw. Erfahrungen einbringen, die ihr in eurem Team bisher nicht gemacht habt. Deswegen kann es sinnvoll sein im Interview-Prozess nicht nur auf die Expertise im eigenen Bereich zu vertrauen. 

Ich persönlich würde trotzdem dazu raten so viele Mitarbeiter aus dem eigenen Team wie möglich in den Prozess zu nehmen. Schließlich werden sie am engsten mit dem neuen Kollegen zusammenarbeiten. Außerdem kennen sie die Fachanforderungen für das eigene Team am besten. 

Wenn die Frage im Raum steht, ob man das eigene Team mit interviewen lassen sollte, hört man von Hiring-Managern ab und zu Bedenken. 

Was, wenn das Team sich jemanden aussuchen, den ich nicht will?

Wie stehe ich vor meinem Team da, wenn ich einen Kandidaten einstelle, den sie nicht wollten?

Was wenn mein Team die Kandidaten nicht neutral interviewed und welche bevorzugen, weil sie sie nett finden?

Die Antwort auf diese Frage heißt: Vertrauen. Mal ganz ehrlich, wenn du deinem eigenen Team nicht vertraust, dann hast du ein ganz anderes Problem. 

Wenn du einen Kandidaten einstellst, von dem dein Team nicht vollständig überzeugt ist, dann wirst du dafür Gründe haben – sei offen und transparent und erkläre die Gründe. Und erkläre deinem Team auch, dass du deine Entscheidung zum Wohle des Teams fällst, denn für den Erfolg des Teams bist du als einziger accountable und wenn es nicht läuft, bekommst du auf den Deckel. Du hast also ein intrinsisches Eigeninteresse die richtigen Mitarbeiter einzustellen. 

Weitere Interviewer

Wie oben bereits erwähnt, kann es Sinn machen auf Interviewer außerhalb deines Teams oder deiner Abteilung zuzugreifen, wenn keiner deiner Mitarbeiter über fachliche Voraussetzungen verfügt, um das Interview zu führen, bspw. wenn du neue Fähigkeiten aufbauen willst …

Es gibt aber noch einen weiteren guten Grund, warum es hilfreich sein kann nicht nur das eigene Team die Interviews führen zu lassen, und das ist die System-Blindheit. Wer mehrere hundert Interviews hinter sich hat, wird das kennen: Du kannst mitten in der Nacht geweckt werden, mit der Aufforderung ein Interview zu führen. Und du sagst einfach nur “Für welche Rolle?” und “Wo ist der Kandidat?”, und los geht es. 

Aber wer sagt, dass bloß weil du dein Interview aus dem FF absolvieren kannst, es wirklich gut ist. Jeder muss sich weiterentwickeln, also macht es Sinn von Zeit zu Zeit externe Mitarbeiter in den Prozess zu nehmen, die dich beobachten und dir Feedback geben, oder die du beobachten kannst, um von ihnen zu lernen. Externe Impulse können helfen sich regelmäßig zu verbessern. Denn egal wie erfahren du als Interviewer bist, es gibt immer noch den ein oder anderen Trick zu lernen.

Zum Schluss 

Um es noch einmal zusammenfassend zu sagen: Hiring ist (meistens) keine Einzelaufgabe, sondern ein Teamsport. Nur wenn alle Beteiligten zusammen an einem Strang ziehen ist gewährleistet, dass das der Prozess schnell und effizient vonstatten gehen kann.

Der Kandidat

Ooops. Und fast hätte wir eine Rolle im ganzen Interview Prozess vergessen – die Kandidaten. Ganz klar, ohne sie geht gar nichts. Aber wie kommen wir denn nun an die ganzen großartigen Talente? Genau das sehen wir uns im zweiten Teil der Reihe an. 

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